Τι πρέπει να γνωρίζουμε για την αποστολή και παραλαβή emails

(Email tips and best practices)

A. Παραλαβή emails

1. Σε περίπτωση που δεν γνωρίζουμε τον αποστολέα:
   • τσεκάρουμε αν ο αποστολέας μπορεί να είναι κακόβουλος
     • από που το έχει στείλει
     • αν το email του έχει τυχαίους χαρακτήρες πχ irhds-sah@gmail.com
     • αν το email προσπαθεί να σε κοροϊδέψει ότι είναι μεγάλος οργανισμός. Για παράδειγμα σε αυτό το κείμενο, το eurobank.gr (πατήστε αυτό το link για παράδειγμα) δεν οδηγεί στην τράπεζα. Θα μπορούσε να οδηγεί σε ένα site που να μοιάζει με το site της Eurobank ώστε να υποκλέψει κωδικούς. ΚΟΙΤΑΜΕ ΠΑΝΤΑ το url και κατά προτίμηση το πληκτρολογούμε και δεν πατάμε Links από emails
     • αν το email σε προτρέπει να δώσεις λεφτά ή προσωπικά στοιχεία.
   • αν έχει το email attachment είμαστε ακόμα πιο επιφυλακτικοί.
   • ΔΕΝ ανοίγουμε .zip, που ενδεχομένως περιέχουν .exe αρχεία, και office αρχεία που έχουν μακροεντολές (macros). Αν ανοίξετε ένα office document και σας ζητηθεί να ενεργοποιήσετε Macros μην το κάνετε εκτός αν είστε απολύτως σίγουροι για την επιλογή σας.
2. ΔΕΝ ανοίγουμε attachments που έχουν κατάληξη .exe, ή οποιασδήποτε άλλης μορφής εκτελέσιμου αρχείου (πχ .com ή .scr), εφόσον δεν γνωρίζουμε τον αποστολέα.
3. ΔΕΝ ανοίγουμε αρχεία εγκατάστασης από μη αξιόπιστη πηγή.

• Τέλος, σε κάθε περίπτωση αν είναι κάποιο email που δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να το ανοίξετε, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το IT

B. Αποστολή emails

• Αν θέλουμε να στείλουμε προωθητική ενέργεια σε πολλούς παραλήπτες ενημερώνουμε πρώτα το IT

Αν θέλουμε να στείλουμε ένα email μαζί με κάποιο συνημμένο (ή συνημμένα):

1. Αρχικά τσεκάρουμε αν το συγκεκριμένο αρχείο (ή αρχεία) υπάρχει σε κάποιον κοινόχρηστο φάκελο του δικτύου και, μέσω του μηνύματος, ενημερώνουμε τον παραλήπτη για την διαδρομή του δικτύου.
2. Εφόσον κάτι τέτοιο δεν είναι εφικτό (πχ ο παραλήπτης δεν διαθέτει πρόσβαση στο δίκτυο) και τα αρχεία που θέλουμε να στείλουμε είναι μεγάλα, μεγαλύτερα από 10 – 15 MB, και θέλουμε να αποσταλούν προς πολλούς παραλήπτες, τότε επιλέγουμε την χρήση υπηρεσιών με τις οποίες μπορούμε να «ανεβάσουμε» κάποιο αρχείο (ή αρχεία), όπως για παράδειγμα το wetransfer (https://wetransfer.com/) ή το dropsend (https://www.dropsend.com/). Επίσης ορισμένες από αυτές τις υπηρεσίες προσφέρουν ένα περιβάλλον τέτοιο που προσομοιώνει περισσότερο στην αποστολή email και όχι αρχείου, όπως είναι για παράδειγμα το filemail (https://www.filemail.com/) ή το myairbridge (https://www.myairbridge.com/en/). Με τον τρόπο αυτό χρησιμοποιούμε την γραμμή μια φορά, μέχρι να «ανέβει» το αρχείο, και οι παραλήπτες λαμβάνουν το σύνδεσμο (link), αποφεύγοντας έτσι την μετακίνηση μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   
   Αν χρειάζεστε οποιαδήποτε περαιτέρω βοήθεια όσον αφορά την χρήση των υπηρεσιών που αναφέρονται παραπάνω μπορείτε να επικοινωνήσετε με το ΙΤ
   
   
3. Αντίστοιχα εφόσον λαμβάνουμε κάποιον σύνδεσμο (link) με email, φροντίζουμε να προωθούμε αυτόν και όχι το αρχείο (ή τα αρχεία).
4. Αποφεύγουμε την αποστολή email πάνω από 10 ΜΒ. Εφόσον θέλουμε να στείλουμε αρχεία μικρότερα των 10 MB και προς έναν, μέχρι το πολύ τρείς, παραλήπτες τότε φροντίζουμε να μειώσουμε όσο το δυνατόν περισσότερο το μέγεθος αυτών των αρχείων. Αυτό μπορούμε να το πετύχουμε:
   - Συμπιέζοντας το αρχείο, ή τα αρχεία, χρησιμοποιώντας δωρεάν προγράμματα συμπίεσης, όπως για παράδειγμα το 7zip ή άλλο αντίστοιχο εργαλείο.
   - Δημιουργώντας, μέσω διαδικασίας εκτύπωσης ή «αποθήκευσης ως», το αντίστοιχο αρχείο, ή αρχεία, σε μορφή pdf μειώνοντας τον τελικό όγκο που προκύπτει προς αποστολή.
5. Ο λόγος που προτιμούμε να μην στέλνουμε σε πολλούς παραλήπτες emails με μεγάλα attachments (attachment πάνω από 3 ΜΒ), είναι διότι διογκώνεται το συνολικό μέγεθος αποστολής. Για παράδειγμα εάν στείλουμε email σε 20 παραλήπτες με 10 ΜΒ attachment το καθένα, τότε είναι σαν να έχουμε στείλει ένα email των 200 MB ! Το πρόβλημα φυσικά επιδεινώνεται εφόσον στείλουμε ταυτόχρονα παραπάνω του ενός μηνύματα και αυτό θα έχει σαν συνέπεια να καθυστερήσει και τα υπόλοιπα emails από την υπόλοιπη την εταιρεία.